Pole emploi

KAIROS est un outil d’échange dématérialisée de Pôle emploi. Découvrez son objectif, ses avantages et comment vous inscrire.

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OF ! Connaissez-vous Kairos

OF ! Connaissez-vous Kairos, KAIROS est un applicatif de Pôle emploi qui permet aux organismes de formation de transmettre à Pôle emploi les informations relatives au parcours de formation du demandeur d’emploi1. La plateforme KAIROS favorise une transmission dématérialisée, ce qui facilite les échanges d’informations entre le Pôle Emploi, l’organisme de formation, et le demandeur d’emploi2. KAIROS est le portail « Partenaires » de Pôle emploi qui a été mis en place pour aider les demandeurs d’emploi3. Il ne doit pas être confondu avec une autre plateforme de reconnaissance faciale portant le même nom.

Qu’est-ce que Kairos ?

Kairos est un applicatif de Pôle emploi qui permet aux organismes de formation de transmettre à Pôle emploi les informations relatives au parcours de formation du demandeur d’emploi. Il s’agit d’un outil qui facilite les échanges entre les organismes de formation et Pôle emploi en permettant la transmission d’informations dématérialisées. Les avantages de l’utilisation de Kairos sont multiples : il permet de gagner du temps, de simplifier les démarches administratives, de réduire les risques d’erreurs et de faciliter le suivi des parcours de formation.

Il convient de noter que le terme « kairos » est également utilisé dans le christianisme pour désigner le moment choisi par Dieu pour l’accomplissement de son dessein. Dans son éternité, Dieu ne connaît pas le temps continu, mais bien le kairos, qui est le moment de son intervention dans le temps humain.

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Quelles sont les démarches à suivre par un organisme pour s’inscrire sur la plateforme KAIROS ?

Pour s’inscrire sur la plateforme KAIROS, un organisme a l’obligation de faire une demande auprès de Pôle Emploi qui doit valider son inscription. D’un autre côté, chaque fois qu’un organisme propose une nouvelle formation, il doit réaliser la procédure pour l’enregistrer. Par conséquent, plus un centre propose de programmes de formation, plus il aura à réaliser le procédé d’enregistrement pour référencer chaque module proposé. Toutefois, l’organisme en question n’a pas à refaire sa demande lorsqu’il y a un nouveau stagiaire. Ne s’agissant pas simplement d’une transmission de données, pour être référencé dans le catalogue qualité de pôle emploi, un organisme de formation doit faire ses preuves. En d’autres termes, il doit fournir sa preuve de certification.

Comment faire une demande d’adhésion à la plateforme KAIROS ?

La demande d’adhésion à la plateforme KAIROS est gratuite. Voici les démarches à suivre pour faire votre demande d’adhésion.

Créez votre compte
Pour créer votre compte, connectez-vous au site du pôle emploi. Ensuite, entrez votre numéro de SIRET et cliquez sur « Rechercher ». Vous devez renseigner tous les champs d’informations requis. Après cela, vous devez saisir une adresse email valide et créer un mot de passe. Pour une connexion ultérieure à la plateforme KAIROS, vous utilisez l’adresse email et le mot de passe que vous avez renseigné. Cette étape est nécessaire pour créer votre compte utilisateur. Vous pourrez alors vous connecter à l’application pour continuer à compléter votre dossier. Pour valider la création de votre compte, vous recevrez un mail à l’adresse que vous avez saisie.

Une fois que vous avez rempli tous les champs, il faut valider la création de votre profil en cliquant sur « Je crée mon compte ». À ce niveau, vous allez recevoir un message vous invitant à consulter votre boîte mail pour confirmer votre inscription.

Activez votre compte
Dès que vous recevez le mail, cliquez sur le lien de validation que vous avez reçu pour activer votre compte. Vous allez recevoir un message vous informant de l’activation effective de votre compte. Pour retourner sur votre fiche, il suffit de cliquer sur « Compléter les informations de mon organisme ».

Adhérez à la plateforme KAIROS
Pour faire votre demande d’adhésion, retournez sur votre compte, puis cliquez sur « Adhérer à Kairos ». Pour compléter votre profil, cliquez sur « Éditer ma fiche ». Ensuite, vous aurez à fournir des informations sur le signataire et le responsable gestionnaire de compte. Une fois que vous avez rempli le formulaire, il suffit de cliquer sur « Enregistrer ».

Pour confirmer votre demande, il est nécessaire de prendre connaissance des conditions générales d’utilisation. Lorsque vous les avez lues et acceptées, cochez la case correspondant. Après cela, cliquez sur « Je valide ma demande ». Dès lors que vous envoyez votre demande, vous allez attendre qu’elle soit traitée. Aussitôt votre demande acceptée par pôle emploi, le statut de son état d’avancement va automatiquement se mettre à jour sur votre espace. Le statut « Accepté » sera donc visible. Dès la validation de votre demande d’adhésion à la plateforme KAIROS, pôle emploi adressera un mot de passe provisoire à votre Responsable Gestionnaire de compte dans les 3 jours ouvrés.

Quelles sont les obligations de Pôle emploi envers l’organisme de formation ?

Pôle emploi s’engage à fournir le mode d’emploi de la plateforme KAIROS à l’organisme de formation. D’autre part, il est tenu de rendre disponible l’accès public au portail emploi et de tenir les utilisateurs informés des éventuelles évolutions de la plateforme KAIROS. Toute modification doit être communiquée sur le portail partenaire.

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Dans le cas où il survient un dysfonctionnement, le pôle emploi doit publier des messages d’information occasionnels sur la page d’accueil du portail emploi pour que les utilisateurs puissent s’informer. Ces messages sont mis à jour quotidiennement jusqu’à ce que le service reprenne normalement. De même, en cas d’incident, le pôle emploi fournit un suivi et informe sur la durée prévue pour résoudre le dysfonctionnement jusqu’à ce que celui-ci soit résolu.

Quelles sont les obligations de l’organisme de formation envers Pôle emploi ?

L’organisme de formation a également des obligations vis-à-vis de pôle emploi. Il se doit d’indiquer avec précision les incidents, de même que leurs natures et conséquences. À part cela, il doit transmettre tous les éléments nécessaires qui permettront d’analyser et de traiter l’incident. Après quoi, il faut qu’il valide la résolution de celui-ci.

Quel est le mode d’emploi de la plateforme KAIROS ?

Pour utiliser la plateforme KAIROS après votre inscription, vous allez vous servir des codes d’accès que vous avez reçu après votre inscription. Pour ce faire, rendez-vous sur la plateforme et cliquez sur le logo « KAIROS ». Vous accéderez ainsi à l’interface sur laquelle vous pouvez établir le devis. Sur le site portail-emploi, vous pouvez contacter les conseillers KAIROS si vous avez d’éventuelles préoccupations. Ils pourront répondre à vos questions.

Comment utiliser son CPF quand on est inscrit au Pôle emploi ?

En tant que demandeur d’emploi, vous avez la possibilité d’utiliser les heures acquises dans votre compte personnel de formation. Le CPF est le nouveau dispositif qui a remplacé le DIF (Droit Individuel à la Formation). Chaque année, votre compte est automatiquement alimenté proportionnellement au temps de travail que vous avez effectué. Vous pouvez cumuler 500 euros ou 800 euros par an que vous pouvez utiliser tout au long de votre vie professionnelle jusqu’à votre départ à la retraite. Depuis 2019, les comptes CPF sont alimentés en euros et non plus en heures de formation.