Le dispositif Qualiopi

ET POUR LES NOUVEAUX ENTRANTS, N’AYEZ PAS PEUR DE QUALIOPI : le dispositif qualité des OF

EST-CE QUE NOUS POUVONS-VOUS DONNER UN COUP DE MAIN?

Est-ce que vous avez peur de l’audit? Est-ce que vous en avez assez de passer votre temps dans les procédures administratives? Parce que c’est un peu ça, franchement!

AMMC accompagne de nombreux Organismes de formation et écoles pour optimiser leurs activités face aux exigences Qualiopi.

Imaginez que vous êtes certifié, concentrez-vous sur votre business, car maintenant les financements tombent : Les CPF, les AIRE, les financements régions, bref! votre CA décolle…

LA DEMARCHE AMMC EST LA SUIVANTE :

Qu’est-ce que Qualiopi ?

La certification Qualiopi, absolument nécessaire pour bénéficier des financements publics (Opco, CPF, AIF, CPF transition etc….) est obligatoire depuis Janvier 2022 (Source : legifrance.gouv.fr). 

Cette certification qualité Qualiopi atteste de la qualité des formations (ou action concourant au développement des compétences).
Les OF avec lesquels nous travaillons adaptent leurs procédures administratives ou autres, leurs pédagogies, leurs méthodes de travail, pour être en conformité avec le référentiel national qualité (RNQ) qui liste l’ensemble des critères qualité qu’un organisme de formation doit respecter.

SYNTHESE DES DIFFICULTES RENCONTREES SUR CERTAINS INDICATEURS

Ci-dessous un tableau des dernières remontées terrain concernant les indicateurs Qualiopi mis en place par les OF. Cette synthèse est une remontée des auditeurs

Quels sont les critères Qualiopi ?

7 critères qualité au référentiel national qualité (RNQ
L’audit qualité se base sur le référentiel national qualité. Voici les indicateurs présents dans le référentiel :

Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus

1. Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.
2. Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.
3. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations

4. Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).
5. Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.
6. Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.
7. Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.
8. Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Critère 3: L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre

9. Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.
10. Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.
11. Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.
12. Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.
13. Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.
14. Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.
15. Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.
16. Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre

17. Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).
18. Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).
19. Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.
20. Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations

21. Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
22. Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel

23. Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.
24. Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.
25. Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.
26. Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.
27. Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.
28. Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.
29. Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées

30. Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprises concernées.
31. Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.
32. Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.
Pour en savoir plus sur les indicateurs qualité, téléchargez le document officiel sur cette page

LES INDICATEURS

Tous les OF ne sont pas soumis à tous les indicateurs, selon qu’ils font de la formation continue, de la VAE, de l’apprentissage (CFA) ou du Bilan de Compétence. Il y a des indicateurs spécifiques pour chaque spécialité et des indicateurs communs à tous les OF.

Comment se faire certifier ?

Nous invitons nos partenaires OF à :

1 : Consulter le référentiel qualité (RNQ)
Le référentiel national qualité est le document officiel (diffusé sur internet) qui détaille les 7 critères qualité obligatoires. Ces critères sont détaillés en 32 indicateurs que l’OF doit respecter
2 : Respecter le référentiel qualité
Nous accompagnons les OF pour vérifier qu’ils respectent les indicateurs selon qu’ils font de la formation continue (certifiantes ou diplômantes), de l’alternance, de la VAE ou du bilan de compétence ou les 4 à la foix.
Pour y parvenir, nous aidons les OF à lister tous les points à corroborer avec le référentiel. Nous validons leurs démarches pour chacun des critères et nous les aidons à réunir les éléments de preuves (pièces justificatives) nécessaires à fournir à l’auditeur.
Pour ceux qui sont déjà Datadocker, les éléments existent déjà.
3 : Choisir un organisme certificateur agréé par le COFRAC
La Cofrac est l’organisme gouvernemental qui supervise les actions de certification sur le territoire Français. Ce dernier publie une liste d’une trentaine d’établissement (actuellement) agréées.
4 : Possibilité d’un pré-audit
Nous connaissons des OF importants qui se sont positionnées, au fil des années, sur tous les dispositifs de financement qui existaient : Plan de formation, CIF, contrat pro, période pro, DIF devenu CPF, AIF, alternance, CFA etc… Aussi bien balayent-t-ils tous les champs de la formation professionnelle continue des formations courtes aux formations diplômantes en passant par les certifications. Aussi bien ce foisonnement de pratiques, quand il se fait de façon désordonnée, apporte de la confusion et des process qui ne sont pas aboutis. C’est pourquoi, il n’est pas inutile de demander un pré-audit qualité afin de soulever les points d’achoppements avant qu’ils ne deviennent des points de blocage majeurs. L’organisme de formation prend rendez-vous avec le certificateur pour qu’il puisse auditer l’organisme de formation pour mettre en exergue les faiblesses. L’audit peut se faire dans les locaux de l’OF ou en ligne.
Ce pré-audit peut aussi se faire par téléphone, c’est une sorte d’examen blanc ou l’auditeur passe en revue les différents critères et fait d’éventuels retours sur les non-conformités qui pourront être corrigées avant le vrai audit.
5 : Soigner les non conformités
Après analyse des pratiques de l’OF, l’organisme certificateur fait un retour en mentionnant les non-conformités qu’il a relevé. Il fournit un rapport provisoire d’audit comportant les éventuelles non-conformités.

Deux types de non-conformités :

1. Les non-conformités mineures : prise en compte partielle de l’indicateur qualité ne remettant pas en cause la qualité de la prestation.
2. Les non-conformités majeures : non prise en compte ou prise en compte partielle remettant en cause la qualité de la prestation.
Afin d’obtenir la précieuse certification, l’ OF doit alors fournir un plan d’actions pour corriger les non-conformités. L’auditeur expliquera les éléments attendus dans son rapport.

6 : En fin le précieux sésame
Une fois le plan d’actions correctif envoyé à l’auditeur, il ne reste plus qu’à patienter en attendant son retour. Il faut compter environ 1 mois.
L’obtention de la certification permet d’afficher le logo Qualiopi sur toute documentation, print ou web.

La marque Qualiopi

La marque Qualiopi est une marque déposée à l’INPI le 2 octobre 2019 par l’État français, qui en est le seul propriétaire.
Signe officiel de qualité, Qualiopi atteste de la qualité du processus mis en œuvre par les prestataires d’actions concourant au développement des compétences (PAC) qui souhaitent accéder à des fonds publics ou mutualisés.

Passer l’audit Qualiopi ?

L’audit se déroule généralement dans les locaux de l’OF et plus rarement dans ceux de l’organisme de certification, l’auditeur reprend chacun des critères qualité (pas forcément dans l’ordre du référentiel) et demande d’expliquer et de justifier les procédures mises en place pour répondre aux 7 critères et aux 26 ou 32 indicateurs selon le profil de l’OF.
C’est là qu’intervient souvent le travail préparatoire mené par les équipes d’AMMC, car le document préparé permet d’être efficace car les réponses préparées permettent de satisfaire l’auditeur. Un dossier avec des pièces justificatives est sous le coude pour apporter les preuves nécessaire à la compréhension du process.
En cas de difficultés, l’auditeur le mentionne aussitôt et de façon conviviale il est toujours temps d’apporter justificatifs et arguments.
La durée de l’audit, entre une demie-journée et plusieurs jours dépend de quelques critères énumérés ci-dessous:

1. Le chiffre d’affaires formation ;
2. Le nombre de catégorie d’actions concourant au développement des compétences (3 catégories : actions de formation, bilan de compétence et action de validation des acquis de l’expérience) ;
3. Le nombre de sites de formation.
Ce qui peut donner :

• CA moins de 150K€ : 1j +0,5j si apprentissage + 0,5j par site si plusieurs sites.
•  CA entre 150K€ et 750k€ : 1j + 0,5j par catégorie + 0,5j par site
• CA supérieur à 750k€ : 1,5j + 0,5j par catégorie (sauf apprentissage +1j) + 0,5j par site

Une fois l’audit terminé, l’auditeur rédige un rapport avec les éventuelles non-conformités. En cas de non-conformités, il faut absolument proposer un plan d’actions correctifs pour obtenir la certification Qualiopi.
Publier par France Compétences : La liste des organismes certificateurs
Voici la liste des organismes de certification que vous pouvez contacter pour passer la certification Qualiopi pour vos prestations de formation.

• AB Certification
• Afnor Certification
• Apave Certification
• BCS Certification
• Bureau de Certification international France
• Bureau Veritas Certification
• Certifopac
• CertUp Maïeutika
• Dauge Fideliance
• Global Certification
• I.Cert
• ICPF
• ISQ
• Label Qualité Système
• LRQA France SAS
• Proneo Certification
• Qualianor Certification
• Qualibat
• Qualitia Certification
• SGS ICS
• Socotec Certification
Source : travail-emploi.gouv.fr

Combien coûte la certification Qualiopi ?

Et bien oui, la certification coûte de l’argent. Le tarif dépend de l’organisme certificateur et de la situation (chiffre d’affaires, nombre de sites à auditer…) de l’OF, il est absolument nécessaire de demander plusieurs devis afin de trouver l’organisme certificateur qui convient.

Le coût peut varier autour des 1000€ selon que l’OF est déjà ou non certifié Afnor, OPQF, Datadock ou autre.

Existe-t-il un audit allégé ?

Certains OF ont déjà fait des démarches de qualification et de labelisation auprès d’autres instances. Dans ce cas l’audit peut-être simplifié. Les indicateurs 1, 2, 11, 12, 22, 24, 25, 26, 32 seront déjà acquis. Le tarif peut-être allégé également.

La certification obtenue doit être renouvelée

Le cycle de vie de Qualiopi est de 3ans. Néanmoins, un audit de surveillance est également prévu entre 14 et 22 mois après l’audit initial. C’est à ce moment là, que les contrôle sont discriminatoire selon que les critères et les observations ont été respectés. L’OF peut perdre la certification et donc la vie économique qui est attachée

L’audit de renouvellement interviendra ensuite 3 ans après l’audit initial.

Les critères spécifiques aux CFA

Les CFA ou les établissements qui pratiquent l’alternance écopent de critères spécifiques ci-dessous

AMMC attire l’attention sur les points de vigilance sur les indicateurs suivants 

Marqués d’un point jaune ou rouge

En conclusion

A mi Novembre 2022, les auditeurs ont fait un petit retour de leurs actions depuis le lancement du dispositif. Malgré la crise du Coronavirus, ils ont pu auditer un certain nombre d’OF et il en ressort les points ci-dessous. Les % exprimés montrent une tendance et n’expriment pas des statistiques fiables. Ils sont néanmoins intéressant pour tous les OF en demande de certification. En effet, le respect des 7 critères n’est pas si évident que cela. C’est pourquoi AMMC intervient souvent en amont pour apporter du changement dans toutes les procédures formation de l’OF.

Par exemple, c’est avec surprise que nous voyons que le critère 1 qui paraît pourtant simple est le plus souvent retoqué. AMMC, est donc là, pour aider les OF à contrôler les 32 critères afin de ne pas être sanctionné par l’auditeur.

AMMC accompagne les entreprises dans la mise en place des la qualité selon Qualiopi. Les points suivant sont à observer pour se lancer dans la mise aux normes

Hs