Guide pratique coordination BPF – Qualiopi – Edof

1. Comprendre le rôle de chaque outil

Avant de coordonner ces outils, il est essentiel de comprendre leurs rôles :

2. Centraliser les données avec un ERP (logiciel de gestion)

Un ERP (Entreprise Resource Planning) dédié à la formation peut devenir la pièce maîtresse pour synchroniser les données issues de ces outils. Voici comment :

Saisie unique des données : Par exemple, les données des inscriptions sur EDOF (bénéficiaires, sessions) peuvent alimenter automatiquement les rapports BPF.
Tableaux de bord consolidés : Un ERP permet de suivre en temps réel les indicateurs requis pour Qualiopi (retours des apprenants, évaluation des compétences).
Exportation facile : Génération automatique des rapports pour le BPF ou Qualiopi.
Exemple d’ERP : Dendreo, Digiforma ou Ypareo, adaptés aux organismes de formation.

3. Étape par étape : remplir et coordonner les outils

1 : Structurer vos processus Qualiopi

• • Préparez vos documents Qualiopi :
    • Dossiers pédagogiques (contenu des formations, évaluations).
    • Processus de suivi (feedback, taux de réussite).
    • Données sur l’accessibilité (publics en situation de handicap).
  • Utilisez ces données pour le BPF :
    • Les informations collectées pour Qualiopi (types de formations, satisfaction) peuvent être directement intégrées dans le BPF.

2 : Optimisez l’utilisation d’EDOF

• • Mettez à jour vos formations sur EDOF :
    • Vérifiez que les formations affichées sur EDOF sont conformes aux exigences Qualiopi et CPF.
    • Intégrez les inscriptions reçues via EDOF dans vos tableaux de bord.
  • Exportez les données CPF pour le BPF :
    • Nombre de bénéficiaires, financements reçus, types de formations suivies.

3 : Préparez le BPF efficacement

• • Automatisez le pré-remplissage :
    • Exploitez les données issues de votre ERP, de Qualiopi et d’EDOF pour remplir les sections pédagogiques et financières.
  • Vérifiez la cohérence : Assurez-vous que les données du BPF correspondent à celles fournies pour les audits Qualiopi et les déclarations auprès des OPCO.

4 : Collaboration avec les OPCO et France Compétences

• • Justifiez l’utilisation des fonds : Intégrez dans vos process les demandes spécifiques des OPCO (justificatifs, feuilles de présence).
  • Participez à la construction des politiques publiques : France Compétences s’appuie sur les données consolidées (via les BPF et Qualiopi) pour orienter les priorités budgétaires.

4. Assurer une conformité continue

Audit interne régulier

• • Programmez des audits internes pour vérifier que vos données (BPF, Qualiopi, EDOF) sont cohérentes et prêtes en cas de contrôle.
  • Utilisez un tableau de suivi pour garantir que chaque processus est respecté :
    • Feedback des apprenants (indicateur Qualiopi).
    • Justification des dépenses (OPCO).

Mises à jour réglementaires

• • Maintenez une veille sur les évolutions des dispositifs (nouveaux indicateurs Qualiopi, ajustements du CPF).
  • Participez à des webinaires ou consultez des ressources comme France Compétences et la DREETS.

5. Exploiter les données pour valoriser votre activité

Les données collectées ne servent pas uniquement à la conformité. Elles peuvent être utilisées pour :

• Renforcer votre image : Mettez en avant vos taux de réussite, le nombre de bénéficiaires formés, et la satisfaction des apprenants dans vos communications.
• Optimiser vos offres : Analysez les tendances issues de vos BPF pour identifier les formations les plus demandées.
• Attirer des financements : Une gestion rigoureuse et transparente est un atout pour convaincre des financeurs externes.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et les outils associés est un levier stratégique pour tout organisme de formation. En adoptant une approche centralisée et proactive, vous gagnez en efficacité, assurez votre conformité et valorisez vos actions auprès des financeurs et bénéficiaires.