Exemples pratiques, outils spécifiques coordination BPF, Qualiopi, Edof

Exemples pratiques pour chaque étape

1. Structurer vos processus Qualiopi

Un des piliers de Qualiopi est la documentation des actions de formation. Voici des pratiques concrètes :

• Exemple 1 : Retours des bénéficiaires
  • À la fin de chaque session, mettez en place un questionnaire de satisfaction numérique (Google Forms, Typeform).
  • Analysez les réponses pour remplir les indicateurs Qualiopi liés à la satisfaction et intégrer ces données dans vos rapports annuels et BPF.
• Exemple 2 : Accessibilité aux personnes en situation de handicap
  • Identifiez un référent handicap dans votre structure.
  • Documentez toutes les adaptations mises en place (par exemple, vidéos sous-titrées, accès aux locaux) et incluez-les dans le rapport d’audit Qualiopi et le BPF.

2. Optimiser l’utilisation d’EDOF

EDOF est essentiel pour gérer les inscriptions via le CPF. Voici comment l’utiliser efficacement :

• Exemple 1 : Vérification des éligibilités CPF
  • Exportez les certifications inscrites au RNCP ou Répertoire Spécifique depuis votre EDOF. Croisez ces informations avec les offres affichées sur votre site pour garantir une communication alignée.
• Exemple 2 : Extraction des données pour le BPF
  • Utilisez les outils d’export proposés par EDOF pour obtenir les données de financement CPF (montants reçus, profils des apprenants). Ces informations peuvent être directement intégrées dans la section financière du BPF.

3. Préparer le BPF efficacement

Le remplissage du BPF peut devenir une tâche simple avec les bonnes pratiques :

• Exemple 1 : Automatisation via un ERP
  • Si vous utilisez un logiciel comme Digiforma ou Dendreo, configurez-le pour classer automatiquement vos recettes par source (CPF, autofinancement, OPCO). Au moment du BPF, il suffit d’exporter ces données pour remplir la partie financière.
• Exemple 2 : Répartition des formations
  • Créez un tableau Excel où chaque ligne représente une session de formation avec les colonnes suivantes :
    • Nom de la formation.
    • Type de financement (CPF, entreprise, particulier).
    • Durée (heures).
    • Nombre d’apprenants.
  • Ce tableau facilite la répartition des activités pédagogiques dans le BPF.

4. Gérer les relations avec les OPCO

Les OPCO jouent un rôle clé dans le financement des formations des entreprises. Voici des astuces pour collaborer efficacement :

• Exemple 1 : Anticipation des justificatifs
  • Utilisez un modèle standardisé pour les feuilles de présence et les conventions de formation. Les OPCO demandent souvent ces documents pour valider le financement.
  • Conservez une copie numérique dans votre ERP pour pouvoir la transmettre rapidement.
• Exemple 2 : Suivi des versements
  • Tenez un registre des paiements OPCO en indiquant :
    • Montant attendu.
    • Montant reçu.
    • Actions financées.
  • Cela simplifie le croisement des chiffres pour le BPF et l’audit Qualiopi.

5. Utiliser les outils numériques pour gagner en efficacité

1. Digiforma :

• Logiciel dédié aux organismes de formation.
• Fonctionnalités : gestion des sessions, CRM, suivi des apprenants, et génération de rapports Qualiopi et BPF.

2. Dendreo :

• ERP complet avec automatisation des documents administratifs (conventions, feuilles de présence, certificats).
• Intégration possible avec EDOF et export simplifié des données pour le BPF.

3. Excel ou Google Sheets (personnalisé) :

• Pour les petits organismes sans ERP, créez un tableau unique pour centraliser :
  • Nombre de formations, apprenants, et financements.
  • Retours qualitatifs des apprenants pour Qualiopi.

4. Typeform ou Google Forms :

• Outils simples pour collecter et analyser les feedbacks des apprenants.
• Export des résultats en format tableur pour inclusion dans le BPF et Qualiopi.

5. Notion ou Trello :

• Outils de gestion de projet permettant de suivre les échéances Qualiopi, BPF, et EDOF.
• Création de tableaux de bord pour centraliser toutes les tâches et documents à préparer.

Anticiper les audits et les contrôles

Audit Qualiopi

• Simulation interne : Organisez une simulation d’audit avec un consultant ou un référent qualité.
• Dossiers types : Préparez un classeur numérique ou physique avec :
  • Les conventions de formation.
  • Les preuves d’évaluation des compétences.
  • Les retours des apprenants.

Contrôles administratifs (DREETS)

• Préparation des justificatifs BPF : Tenez à jour un répertoire contenant les documents financiers (factures, bilans comptables) et pédagogiques (fiches d’évaluation, relevés d’assiduité).
• Coopération proactive : Répondez rapidement aux demandes de précision pour éviter tout retard ou suspension d’activité.

Coordonner efficacement le BPF, Qualiopi, EDOF et autres outils demande une approche rigoureuse et l’usage d’outils adaptés. En automatisant les tâches répétitives, en centralisant les données et en anticipant les contrôles, les organismes de formation peuvent non seulement garantir leur conformité, mais aussi valoriser leur activité auprès des bénéficiaires et financeurs.