Nous avons publié une série d’articles sur la diversification des catalogues de formation. Nous avons listé les différents systèmes de financement de la formation professionnelle afin d’aider les OF à viser tel ou tel dispositif. Et puis patatras, voici que les dernières annonces de Bercy rendent les dispositifs de financement nettement moins attrayants voir inaccessibles. Alors que reste-t-il à un organisme de formation pour se diversifier ? Alors la première question concernant un développement commercial est : CRM / ERP… La différence pour les OF

CRM / ERP… La différence pour les OF

Le schéma ci-dessous qui normalement devrait être parfaitement connu par les organismes de formation décrit la répartition des fonds prélevés par les URSSAF sur le dos des entreprises. Un OF serait bien inspiré d’y regarder de plus près. Néanmoins les dernières annonces du gouvernement imposent de se diversifier davantage.

Il manque sur ce schéma toutes les transactions de grès à grès entre les entreprises et les OF ou entre les entreprises et des formateurs recrutés directement pas les services RH pour monter des formations. Ce champ est le champ libre; il est situé tout à droite en dehors du schéma. S’il y a de l’argent à trouvé c’est dans ce champ là qui n’obéit à aucune règle. Point besoin d’être Qualiopi (mais ça vaut toujours mieux), pas de contrôles tatillons de la DGEFP, des OPCO ou de Transition pro ou de Pôle Emploi. S’il y a un champ à investir c’est par là qu’il faut aller pour compléter son offre formation. Les grands OF (ceux qui font entre 20 et 70 millions de CA ont investit ce champ depuis des années et labourent ce terrain avec minutie, même si la concurrence est âpre (Attention, les CEGOS, DEMOS, ORSYS, M2I, ont des équipes commerciales étoffées qui peuvent aller jusqu’à plus de 50 personnes en ile de france, par exemple). Certains petits OF très, très spécialisés, assis sur une niche circulent aussi sur ce terrain là.

Mais comment faire ?

CRM / ERP… La différence pour les OF

La première chose à regarder, c’est le thème d’aujourd’hui, concerne la gestion de l’OF. Il est temps de ranger les tableaux Excel, ou Monday pour se professionnaliser et même comble de l’ironie « se former ». Nous côtoyons encore trop de dirigeants qui restent cramponnés à leur tableaux croisés dynamiques

Optimiser la gestion courante et la gestion commerciale

Dans le secteur en constante évolution de la formation professionnelle continue, la capacité à gérer efficacement les relations clients tout en naviguant à travers la complexité des exigences administratives et réglementaires est cruciale. La compréhension des différences et des complémentarités entre les systèmes de Gestion de la Relation Client (CRM) et de Planification des Ressources d’Entreprise (ERP) est essentielle pour les organismes de formation désireux d’optimiser leurs opérations et leur service client.

Définition et Objectifs Principaux

CRM : Un système CRM se concentre sur la gestion des relations et interactions avec les clients. Il vise à améliorer les processus de vente, de marketing et de service client en centralisant les données clients, facilitant ainsi une communication ciblée et personnalisée.

ERP orienté Formation : Contrairement au CRM, un ERP offre une vision holistique de l’entreprise, intégrant diverses fonctions comme la gestion financière, les ressources humaines, la chaîne d’approvisionnement, et spécifiquement dans notre contexte, la gestion des aspects administratifs et réglementaires de la formation professionnelle, le catalogue (pour les plus performants) comme la gestion des feuilles de présence et les contraintes Qualiopi automatisés . Un ERP orienté formation prend en charge les processus spécifiques au secteur, y compris la gestion des financeurs tels que les Opco, France Compétences, les Conseils Régionaux, et Pôle Emploi, en respectant les normes et les réglementations en vigueur.

Fonctionnalités et Applications

Un CRM dans le secteur de la formation aide à suivre les parcours et les interactions des clients (apprenants, entreprises) depuis le premier contact jusqu’à l’achèvement de la formation et au-delà. Il permet de segmenter les clients pour des campagnes de communication précises, gérer les inscriptions et suivre la satisfaction client.

L’ERP orienté formation, quant à lui, dépasse cette gestion de la relation client. Il intègre des fonctionnalités de gestion de projets de formation, de suivi des budgets et des financements, de conformité aux réglementations et de reporting financier. Il automatise les processus administratifs, depuis la gestion des contrats de formation jusqu’à la production des documents réglementaires requis par les différents financeurs et instances gouvernementales.

Points de Divergence

La principale divergence entre CRM et ERP réside dans leur portée et fonctionnalité. Un CRM se limite à la gestion des relations clients, tandis qu’un ERP englobe une gestion opérationnelle complète de l’organisation. Notamment, dans le secteur de la formation professionnelle, un ERP intègre des fonctionnalités CRM tout en gérant les spécificités réglementaires et administratives, offrant une solution unifiée pour les organismes de formation.

Synergies et Intégrations

Bien que distincts, CRM et ERP peuvent être intégrés dans une approche synergique, combinant la force du CRM dans la gestion des relations clients avec la puissance de l’ERP dans l’optimisation des opérations internes. Cette intégration offre une vue à 360 degrés de l’activité, améliorant la prise de décision et l’efficacité opérationnelle.

Choisir entre CRM et ERP dans le Secteur de la Formation Professionnelle

Le choix entre un CRM et un ERP dépend des besoins spécifiques de l’organisme de formation. Pour ceux dont l’objectif principal est d’améliorer les interactions clients et le marketing, un CRM peut suffire. Cependant, pour les organismes de formation confrontés à la complexité des processus administratifs et de conformité réglementaire, un ERP orienté formation s’avère indispensable.

Dans le secteur de la formation professionnelle continue, comprendre la différence entre CRM et ERP et choisir le système le plus adapté à ses besoins peut transformer la manière dont un organisme gère ses relations clients et ses opérations internes. Un ERP orienté formation, avec ses capacités intégrées de CRM, offre une solution complète pour naviguer efficacement dans les défis spécifiques du secteur, garantissant ainsi une gestion optimisée tant des relations clients que des obligations réglementaires et administratives.

Pléthore de solutions s’offrent à vous

Voici une sélection de CRM gratuits et d’ERP qui pourraient répondre à vos besoins, avec un accent particulier sur ceux qui offrent des fonctionnalités pertinentes pour une gestion efficace des relations clients et des opérations d’entreprise. Attention, nous ne les avons pas testés. Il vous faut donc passer du temps là-dessus et y regarder de plus près.
CRM Gratuits :

HubSpot : Un CRM très utilisé, offrant une version gratuite avec un nombre illimité d’utilisateurs et de contacts, des outils marketing avancés, et une interface utilisateur agréable. Il est idéal pour la gestion des contacts, entreprises, et opportunités. Il est facilement intégré au site web surtout si vous utilsez un CRM type WordPress.  Plus d’informations sur HubSpot​

Monday Sales CRM : Version CRM de Monday, permettant une grande personnalisation pour gérer des contacts, des tâches, et des projets. La version gratuite est limitée à 2 utilisateurs. Plus d’informations sur Monday.com​

Zoho CRM : Offre des fonctionnalités basiques de CRM pour jusqu’à 3 utilisateurs gratuitement, y compris la gestion des prospects et des activités. Plus d’informations sur Zoho​

​.Bitrix24 : Fournit un CRM gratuit avec un ensemble de fonctionnalités pour la gestion de projet et la communication d’équipe. Plus d’informations sur Bitrix24​

Agile CRM : Propose un plan gratuit jusqu’à 10 utilisateurs, avec des fonctionnalités avancées comme le lead scoring et le tracking d’email. Plus d’informations sur Agile CRM​

Vtiger : Un CRM open-source gratuit offrant une vue à 360° de la gestion des clients. Plus d’informations sur Vtiger​

EspoCRM : Un outil CRM gratuit avec des fonctions essentielles pour la gestion des commandes, ventes, agendas, et réseaux sociaux. Plus d’informations sur EspoCRM​

SugarCRM existe toujours et continue d’offrir une large gamme de solutions CRM, y compris l’automatisation du marketing, l’automatisation des ventes, et le service client. SugarCRM a évolué au fil des années, intégrant des fonctionnalités modernes telles que l’intelligence artificielle pour améliorer la gestion de la relation client. Pour plus d’informations sur leurs offres actuelles, vous pouvez visiter leur site officiel à www.sugarcrm.com

Concernant les ERP gratuits, Dolibarr et Odoo sont deux options notables qui offrent également des fonctionnalités de CRM :

Dolibarr : Bien qu’il soit un logiciel libre offrant à la fois des fonctionnalités ERP et CRM, il est important de noter que les coûts liés à l’installation, la maintenance, et la formation peuvent devenir significatifs. Dolibarr est reconnu pour sa profondeur fonctionnelle et sa bonne réputation sur le marché. Plus d’informations sur Dolibarr​

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Odoo : Se distingue par sa version gratuite sans limitations, proposant un CRM ainsi que d’autres modules complémentaires pour gérer votre entreprise. Odoo est apprécié pour sa simplicité et son efficacité. Plus d’informations sur Odoo​

Mais rien ne remplace un ERP dédié formation. C’est important pour vous assister dans toutes vos tâches de gestion et d’administration. Ces outils sont conçus pour répondre aux besoins spécifiques du secteur de la formation professionnelle, incluant la gestion des inscriptions, le suivi financier, et la conformité aux normes réglementaires… Les ERP ci-dessous cités n’ont pas été testé, mais nous les avons retrouvé chez nos clients. Attention, certains sont onéreux, voir très onéreux et ne peuvent être déployés qu’à partir d’un certain chiffre d’affaires.

Ypareo de Ymag

Y pareo, un module logiciel de CRM et gestion commerciale spécifique aux professionnel de la formation et de l’apprentissage. Ce logiciel est le leader incontesté des CFP, longtemps imposé par le ministère lorsque les CFA relevaient de sa compétence (avant 2018).  YPAREO Prospection » dédié au CRM et à la gestion commerciale du centre de formation est composé de modules qui permettent d’assurer la relation client spécifique à la gestion des actions de formation. Pour ce faire, les utilisateurs de l’ERP s’appuient sur une palette de fonctionnalités et outils innovants qui permettent tout autant d’optimiser le suivi commercial que d’analyser la productivité

Ammon campus de Val software

Ammon Campus, ERP très connu et très utilisé depuis longtemps par les grandes écoles. Val Software se positionne comme un acteur majeur dans le domaine de la gestion des ressources humaines et de la formation, offrant des solutions innovantes pour répondre aux enjeux complexes des organisations. Avec une compréhension approfondie des défis liés aux ressources humaines, Val Software se distingue par sa connaissance avancée des outils SIRH et du Digital Learning. L’entreprise joue un rôle clé dans l’optimisation des relations entre les entreprises et l’éditeur, assurant une meilleure adoption des outils de Digital Learning au quotidien.

En mettant l’accent sur l’enseignement supérieur, les centres de formation, et les organismes financeurs, Val Software contribue à la construction stratégique des politiques d’apprentissage. Grâce à une expertise conseil pointue dans la production de contenus Digital Learning, Val Software se positionne comme un partenaire de confiance, facilitant le quotidien des entreprises et des universités d’entreprises tout en favorisant le développement continu des compétences.