Appels d’offres : Le secret de la base de données documentaire

1️⃣ Documents administratifs et juridiques généraux

📌 Ces documents sont demandés systématiquement pour prouver l’existence légale de l’OF et sa conformité réglementaire.

1️⃣ Extrait Kbis (ou équivalent pour les associations : copie des statuts et récépissé de déclaration en préfecture)

➡️ Justifie l’immatriculation de l’OF au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS).
📍 À obtenir sur : www.infogreffe.fr

2️⃣ Document d’identification INSEE (Avis de situation SIRENE)

➡️ Justifie l’existence légale de l’OF avec son numéro SIRET et son code APE.
📍 À obtenir sur : www.insee.fr

3️⃣ Déclaration sur l’honneur de non-condamnation et de régularité fiscale & sociale

➡️ Atteste que l’OF respecte ses obligations fiscales et sociales.
📍 Modèle type : généralement fourni dans le dossier d’appel d’offres ou téléchargeable sur www.economie.gouv.fr

4️⃣ RIB (Relevé d’Identité Bancaire)

➡️ Indispensable pour les paiements en cas d’attribution du marché.

2️⃣ Documents financiers et fiscaux
📌 Ces documents permettent à l’acheteur public d’évaluer la solvabilité et la fiabilité financière de l’OF.

5️⃣ Bilans et comptes de résultat des 3 dernières années

➡️ Prouve la solidité financière de l’OF.
📍 À récupérer auprès du cabinet comptable ou sur www.infogreffe.fr

6️⃣ Attestation de régularité fiscale (URSSAF et impôts)

➡️ Justifie que l’OF est à jour dans ses cotisations sociales et fiscales.
📍 À obtenir sur :

www.impots.gouv.fr (attestation fiscale)
www.urssaf.fr (attestation sociale)

7️⃣ Attestation de vigilance URSSAF (si l’OF a des salariés)

➡️ Prouve que l’OF est à jour de ses obligations sociales (charges salariales).
📍 À obtenir sur : www.urssaf.fr

3️⃣ Documents spécifiques aux appels d’offres publics (DC1, DC2, DC4, DUME)
📌 Ces documents administratifs sont obligatoires pour répondre aux marchés publics.

8️⃣ DC1 – Lettre de candidature et habilitation du mandataire en cas de groupement

➡️ Indique l’intention de l’OF de candidater seul ou en groupement.
📍 Téléchargeable sur : formulaires marchés publics

9️⃣ DC2 – Déclaration du candidat individuel ou de chaque membre du groupement

➡️ Présente les capacités économiques, techniques et professionnelles de l’OF.
📍 Téléchargeable sur : formulaires marchés publics

🔟 DC4 – Déclaration de sous-traitance (si l’OF sous-traite une partie du marché)

➡️ Déclare l’identité du sous-traitant et l’objet du contrat de sous-traitance.
📍 Téléchargeable sur : formulaires marchés publics

1️⃣1️⃣ DUME – Document Unique de Marché Européen (remplace parfois DC1 et DC2)

➡️ Permet de simplifier la candidature en déclarant les éléments administratifs en une seule fois.
📍 À remplir sur : DUME en ligne

4️⃣ Documents techniques et références professionnelles
📌 Ces documents servent à démontrer les compétences et l’expérience de l’OF.

1️⃣2️⃣ Références clients et attestations de bonne exécution (dernières prestations similaires effectuées)

➡️ Prouve que l’OF a déjà réalisé des formations comparables.

1️⃣3️⃣ Certifications et agréments (Qualiopi, ISO, Datadock, RNCP, etc.)

➡️ Justifie que l’OF répond aux normes qualité exigées dans la formation professionnelle.

1️⃣4️⃣ CV et fiches de compétences des formateurs

➡️ Présente les qualifications et expériences des formateurs intervenant sur le projet.

1️⃣5️⃣ Mémoire technique / Note méthodologique (Document souvent imposé dans les AO)

➡️ Décrit l’approche pédagogique, les méthodes utilisées, les moyens humains et matériels.

Créer un modèle standard de mémoire technique à adapter pour chaque AO.

5️⃣ Documents spécifiques pour un groupement d’entreprises
📌 Si l’OF répond avec d’autres partenaires, des documents complémentaires sont nécessaires.

1️⃣6️⃣ Convention de groupement ou d’accord de consortium

➡️ Définit les responsabilités de chaque membre du groupement.

1️⃣7️⃣ DC1 signé par tous les membres du groupemen

➡️ Indique que tous les partenaires sont engagés dans la réponse.

1️⃣8️⃣ Engagements des sous-traitants et preuve de leurs capacités (si applicable)

➡️ Obligation de justifier la compétence des sous-traitants impliqués.

📌 Centraliser ces documents pour gagner du temps
📌 Chaque OF qui répond régulièrement aux appels d’offres doit centraliser ces documents dans une base de données interne.
📌 Une mise à jour trimestrielle permet d’éviter les urgences de dernière minute.
📌 L’utilisation d’un drive sécurisé ou d’un logiciel de gestion documentaire (Notion, Google Drive, SharePoint) est recommandée.