6 étapes pour monter un service Appels d’offres

1. Comprendre le Processus des Appels d’Offres

Avant de mettre en place un service dédié, il est essentiel de maîtriser les différentes étapes d’un appel d’offres :

• Rédaction du cahier des charges : Définition précise des besoins du maître d’ouvrage.
• Création de lots : Subdivision du projet en segments spécifiques.
  Définition des critères de choix : Établissement des méthodes d’analyse des offres.
• Sélection des soumissionnaires et diffusion de l’appel d’offres.
  Réception et analyse des offres : Évaluation des propositions reçues.
  Choix du titulaire et contractualisation.

Ces étapes constituent le plan projet d’un appel d’offres.

2. Mettre en Place une Équipe Dédiée

La réussite dans les appels d’offres repose sur une équipe compétente et dédiée :

• Responsable des appels d’offres : Coordonne l’ensemble du processus, de la veille à la soumission.
• Experts techniques : Apportent une expertise spécifique en fonction des exigences du cahier des charges.
• Rédacteurs spécialisés : Rédigent des mémoires techniques clairs et convaincants.
• Juristes : Assurent la conformité légale et réglementaire des propositions.

3. Développer des Outils et Processus Internes

L’efficacité du service dépend de la mise en place d’outils adaptés :

• Système de veille : Pour identifier les appels d’offres pertinents.
• Base de données de documents types : Facilite la préparation des dossiers en centralisant les documents récurrents.
• Processus de validation interne : Assure la qualité et la cohérence des offres soumises.

4. Maîtriser la Rédaction du Mémoire Technique

Le mémoire technique est une pièce maîtresse du dossier de candidature :

• Présentation de l’entreprise : Mettre en avant les compétences et les ressources.
  Références : Illustrer l’expérience avec des exemples concrets de projets similaires.
• Organisation et méthodologie : Décrire les moyens humains et techniques mobilisés pour le projet.
• Qualité et environnement : Exposer les démarches qualité et les engagements environnementaux.
• Un mémoire bien structuré et adapté aux exigences de l’appel d’offres augmente significativement les chances de succès.

5. Participer à des Groupements ou Consortium

Face à des appels d’offres d’envergure, la collaboration avec d’autres OF peut être stratégique :

• Mutualisation des ressources : Partage des compétences et des moyens pour répondre à des projets ambitieux.
• Renforcement de la crédibilité : Une réponse collective peut rassurer le maître d’ouvrage sur la capacité à réaliser le projet.
• Accès à de nouveaux marchés : Les partenariats ouvrent des opportunités sur des marchés jusque-là inaccessibles.

6. Former et Sensibiliser le Personnel

La formation continue des équipes est essentielle :

• Ateliers de rédaction : Pour améliorer la qualité des mémoires techniques.
  Sessions sur les réglementations : Assurer une veille juridique pour rester conforme aux évolutions légales.
• Partage de bonnes pratiques : Capitaliser sur les expériences passées pour optimiser les futures réponses.

La création d’un service dédié aux appels d’offres au sein d’un organisme de formation est une démarche stratégique pour se positionner sur des marchés concurrentiels. Elle nécessite une organisation structurée, des compétences spécifiques et une adaptation continue aux évolutions du secteur. En investissant dans cette direction, les OF peuvent accroître leur compétitivité et assurer une croissance pérenne.