Pourquoi pas un outil de gestion ? Digiforma

Zoom sur Digiforma : l’outil de gestion pour les organismes de formation

Digiforma est un ERP (logiciel de gestion) conçu spécifiquement pour les organismes de formation. Il est largement utilisé pour simplifier la gestion administrative et pédagogique, tout en facilitant la conformité avec des obligations comme le BPF, Qualiopi et les inscriptions CPF via EDOF. Voici un guide sur ses principales fonctionnalités et sur comment l’utiliser efficacement.

1. Pourquoi choisir Digiforma ?

Avantages clés

1. Centralisation des données :
   1. Regroupe toutes les informations sur les formations, apprenants, sessions, et financements en un seul endroit.
2. Automatisation des tâches administratives :
   1. Génération automatique de conventions de formation, attestations de présence, factures, etc.
3. Préparation simplifiée pour Qualiopi :
   1. Tableaux de bord clairs pour suivre les indicateurs de qualité (satisfaction des apprenants, retour sur les objectifs).
4. Connexion à EDOF :
   1. Compatible avec la plateforme CPF pour gérer les formations éligibles et suivre les inscriptions.
5. Gain de temps :
   1. Réduction des tâches répétitives grâce à des outils d’automatisation.

2. Fonctionnalités principales de Digiforma

2.1. Gestion des sessions de formation

• Planification et organisation des sessions (en présentiel ou à distance).
• Suivi des présences et des évaluations des apprenants.
• Création de feuilles d’émargement numériques ou physiques.

2.2. Suivi des apprenants et des clients

• Gestion des profils des apprenants (coordonnées, historique de formation).
• Automatisation des rappels et emails pour maintenir une relation fluide avec les clients.

2.3. Préparation et dépôt du BPF

• Digiforma propose un module spécifique pour préparer le Bilan Pédagogique et Financier :
  • Données exportables sous le format requis pour le dépôt auprès de la DREETS.
  • Répartition automatique des financements (CPF, OPCO, autofinancement).

2.4. Indicateurs Qualiopi

• Suivi des questionnaires de satisfaction et des retours des apprenants.
• Création de tableaux de bord pour visualiser les taux d’assiduité, de satisfaction et de réussite.
• Archivage des documents nécessaires pour les audits.

2.5. Gestion des financements et de la facturation

• Suivi des paiements (CPF, OPCO, clients directs).
• Génération automatique des factures et conventions.

3. Étapes pour utiliser Digiforma efficacement

Étape 1 : Mise en place des formations

• Créez une fiche pour chaque formation avec :
  • Objectifs pédagogiques.
  • Programme détaillé.
  • Modalités d’évaluation et accessibilité.
• Ajoutez les sessions planifiées et assignez les formateurs.

Étape 2 : Suivi des apprenants

• Enregistrez les participants à chaque session.
• Suivez leurs progrès, assiduité et résultats aux évaluations.

Étape 3 : Collecte des retours Qualiopi

• Activez les questionnaires de satisfaction après chaque session.
• Analysez les résultats pour améliorer vos offres et répondre aux exigences Qualiopi.

Étape 4 : Préparation du BPF

• Utilisez les exports automatiques pour remplir les sections pédagogiques et financières du BPF.
• Vérifiez la cohérence des données avant le dépôt.

Étape 5 : Synchronisation avec EDOF

• Publiez vos formations éligibles CPF sur EDOF directement depuis Digiforma.
• Suivez les inscriptions et gérez les justificatifs pour chaque financement.

4. Coût et accessibilité

Tarifs de Digiforma

Les plans tarifaires commencent à partir d’environ 39 €/mois pour les petits organismes. Le prix augmente en fonction du nombre de formations, d’apprenants et des modules activés.

Accessibilité

• Plateforme accessible en ligne, sans installation locale.
• Interface intuitive adaptée même pour les débutants en gestion d’organisme.

5. Recommandations pour une utilisation optimale

1. Investir dans la formation : Prenez le temps de suivre un tutoriel ou une formation Digiforma pour maîtriser ses fonctionnalités rapidement.
2. Configurer des automatisations : Automatisez les tâches répétitives (emails, documents) pour maximiser votre gain de temps.
3. Utiliser les rapports Qualiopi : Exploitez les tableaux de bord pour prouver votre conformité et identifier les axes d’amélioration.
4. Intégrer vos collaborateurs : Formez vos formateurs ou administrateurs internes à utiliser Digiforma pour une gestion fluide.

Digiforma est un outil puissant qui simplifie la gestion quotidienne des organismes de formation tout en assurant leur conformité avec des dispositifs comme Qualiopi, EDOF et le BPF. Accessible et modulable, il s’adapte aussi bien aux petites structures qu’aux organismes plus importants.

Si vous souhaitez un guide personnalisé pour configurer Digiforma ou des conseils pour tirer le meilleur parti de ses fonctionnalités, je suis là pour vous accompagner ! 😊