Economies : Voilà d’autres idées !

Economies : Voilà d’autres idées !

21. Réduire les Coûts Liés aux Photocopies
Les frais de photocopies peuvent rapidement s’accumuler, surtout si l’organisme de formation imprime régulièrement des supports pédagogiques, des documents administratifs, ou des contrats.

Conseils pour réduire les coûts de photocopie :
Passer au numérique autant que possible : Encouragez l’utilisation de supports de cours numériques en envoyant les documents par email ou en les rendant disponibles sur des plateformes d’apprentissage en ligne (LMS).
Impression recto verso : Configurez les imprimantes pour imprimer automatiquement en recto verso, réduisant ainsi la consommation de papier de moitié.
Utiliser le mode brouillon : Lorsque des documents internes doivent être imprimés, utilisez le mode « brouillon » qui consomme moins d’encre.
Adopter des polices économes en encre : Certaines polices comme « Ecofont » ou « Garamond » consomment moins d’encre que d’autres. Paramétrez les imprimantes pour utiliser ces polices par défaut.
Contrôler l’accès aux photocopieuses : Mettez en place un système de code d’accès pour limiter les impressions inutiles et suivre les volumes d’impression par employé.
Négocier les contrats de maintenance et de fournitures : Si vous louez une photocopieuse, négociez les tarifs de maintenance et d’achat de consommables (cartouches d’encre, toner, papier).
Acheter en gros : Lorsque l’achat de consommables est inévitable, achetez-les en gros pour bénéficier de tarifs avantageux.

Pourquoi c’est important :
Une entreprise qui imprime régulièrement des documents peut réduire ses coûts de photocopie de 30 à 50 % en appliquant ces mesures. En passant au numérique, les économies sont encore plus importantes, sans compter l’impact positif sur l’environnement.

22. Réduire les Coûts Liés à la Machine à Café
La machine à café est souvent considérée comme un incontournable dans un organisme de formation, mais son coût peut rapidement s’accumuler (achat de la machine, capsules, maintenance, etc.). Voici comment optimiser cette dépense :

Conseils pour réduire les coûts de la machine à café :
Opter pour une machine à café en grains : Les machines à café qui utilisent des grains de café plutôt que des capsules sont certes plus chères à l’achat, mais le coût par tasse est beaucoup plus faible. Sur le long terme, cela peut permettre de réaliser des économies importantes.
Acheter le café en gros : L’achat de café en grande quantité (en grains ou moulu) auprès de grossistes permet de réduire le coût par kilo. Négociez les tarifs avec le fournisseur en fonction de la quantité consommée chaque mois.
Choisir une machine en location : La location d’une machine à café permet de bénéficier d’un entretien régulier sans coût supplémentaire. Cela évite les frais de maintenance ou de remplacement en cas de panne.
Instaurer une participation des employés : Si le café est un avantage apprécié des salariés, proposez une petite contribution mensuelle pour les encourager à participer aux frais (par exemple, 5 € par mois). Cela permet de partager le coût total.
Réduire le nombre de variétés disponibles : Limitez le choix de café (par exemple, une seule marque ou un seul type de capsules) pour simplifier les achats et éviter les coûts liés à une trop grande variété.
Entretenir la machine régulièrement : En effectuant un nettoyage régulier et en respectant les consignes d’entretien, vous prolongerez la durée de vie de la machine et éviterez les pannes coûteuses.

Pourquoi c’est important :
Dans une entreprise de 10 à 20 employés, les coûts liés au café peuvent représenter plusieurs centaines d’euros par an. En optimisant l’utilisation de la machine à café, vous pouvez réaliser des économies substantielles tout en continuant à offrir ce petit plaisir quotidien à vos collaborateurs.